Thông báo sắp xếp trụ sở làm việc trước phường Nhiêu Lộc - TP Hồ Chí Minh. Ảnh: Long Hiếu
Chủ tịch UBND TP Hồ Chí Minh vừa ban hành văn bản chỉ đạo việc quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức lại bộ máy chính quyền các cấp trên địa bàn Thành phố.
Theo đó, trước khi thực hiện sắp xếp, các cơ quan, tổ chức phải kiểm tra, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu văn bản đi – đến; đóng dấu toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu cho cơ quan công an. Hệ thống văn bản mới sẽ bắt đầu từ số 01, đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày và quản lý khoa học.
Đáng chú ý, các sở, ban, ngành Thành phố cũng được giao tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các sở, ngành tương ứng thuộc tỉnh Bình Dương (cũ) và tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu (cũ). Kho lưu trữ tại các đơn vị cũ tiếp tục bảo quản tài liệu tại chỗ, có bố trí nhân lực, vật lực để giữ gìn an toàn tài liệu.
Tại cấp phường, xã và đặc khu, UBND các đơn vị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ địa phương cũ, bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị phù hợp. Các đơn vị này cũng được yêu cầu xây dựng kế hoạch quản lý, ban hành quy chế khai thác hồ sơ lưu trữ phù hợp, phục vụ người dân và doanh nghiệp thuận lợi.
Công an TP Hồ Chí Minh có trách nhiệm hướng dẫn giải mật, bảo quản, lập danh mục và bàn giao tài liệu mật; đồng thời, chủ trì thu hồi con dấu khi cơ quan cũ chấm dứt hoạt động và cấp mới con dấu ngay cho cơ quan mới để đảm bảo hoạt động thông suốt. Cơ quan công an cũng được giao điều tra, xử lý nghiêm các trường hợp chiếm đoạt, hủy hoặc mua bán tài liệu trái phép.
Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố sẽ chuẩn bị hạ tầng công nghệ, máy chủ, hệ thống phần mềm quản lý văn bản để phục vụ lưu trữ cơ sở dữ liệu chung toàn hệ thống. Cùng với đó, Trung tâm sẽ chủ trì trích xuất, khoanh vùng và bàn giao dữ liệu của các cơ quan, tổ chức đã ngừng hoạt động cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử hoặc đơn vị có thẩm quyền.
Thành phố cũng đặt mục tiêu xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ dùng chung, kết nối liên thông, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước sau sắp xếp bộ máy cũng như cho nhu cầu khai thác của người dân và doanh nghiệp.
Bình luận (0)