Hà Nội: Gỡ khó về thủ tục hành chính khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp

Tăng tốc hoàn thiện để chính quyền hai cấp vận hành thông suốt

Những ngày cuối tháng 6, tại UBND huyện Thanh Trì (TP Hà Nội), không khí chuẩn bị trở nên gấp rút. Các phòng ban chuyên môn và các xã trên địa bàn đều khẩn trương hoàn tất công việc. Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND & UBND đang “chạy nước rút”. Nhiều phần việc như phân công nhân sự, cập nhật biểu mẫu, tập huấn cán bộ theo cơ chế mới đang được triển khai khẩn trương.

Tại Hội nghị giao ban công tác tháng 7, UBND xã Thanh Trì xác định triển khai chính quyền 2 cấp là nhiệm vụ trọng tâm, cần sự phối hợp chặt chẽ từ huyện đến xã.

Theo ông Nguyễn Văn Lợi, Trưởng phòng Nội vụ huyện Thanh Trì cho biết: “Chúng tôi tập trung xây dựng đề án để bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện và cấp xã hiện nay về 5 đơn vị hành chính xã mới. Việc sắp xếp đảm bảo đồng bộ về cơ cấu, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đồng thời, chúng tôi khẩn trương rà soát, cải tạo và nâng cấp trụ sở làm việc, bổ sung trang thiết bị. Việc này được thực hiện theo hướng tận dụng tối đa trang thiết bị hiện có của huyện và các xã, nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho đội ngũ từ ngày 1/7”.

Theo ghi nhận của phóng viên, các phòng chuyên môn như Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND&UBND đang khẩn trương cập nhật văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nội bộ. Hệ thống phần mềm quản lý cũng được điều chỉnh để đảm bảo kết nối thông suốt giữa huyện và 5 xã còn lại. Cùng lúc, các cán bộ hành chính gấp rút chuẩn bị bàn giao hồ sơ, con dấu và tài sản sau sáp nhập.

Song song với việc hoàn thiện quy trình vận hành, UBND huyện Thanh Trì đã tổ chức các buổi tập huấn trực tuyến cho cán bộ xã về phần mềm quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ. 100% cán bộ, công chức 5 xã, phường mới đang được đào tạo về phân cấp quản lý, quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình một cấp của thành phố.

Từ cấp huyện, các chỉ đạo, quy trình vận hành và hướng dẫn nghiệp vụ được nhanh chóng truyền tải xuống cơ sở. Trên cơ sở đó, các cán bộ trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính tại các xã đang khẩn trương rà soát lại quy trình chuyên môn, đồng thời cũng điều chỉnh thao tác xử lý hồ sơ để phù hợp với cơ chế phân cấp mới.

Việc chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp kéo theo nhiều thay đổi đáng kể trong cách thức giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Một số nhóm thủ tục trước đây bắt buộc phải chuyển lên huyện để xử lý, nay đã được phân cấp về xã. Điều này giúp rút ngắn thời gian, giảm khâu trung gian và tiết kiệm công sức đi lại cho người dân.

Chị Lưu Hòa Thuận hiện đang là công chức tư pháp hộ tịch xã Ngũ Hiệp, Huyện Thanh Trì, TP Hà Nội và sau khi sắp xếp đơn vị hành chính dự kiến sẽ là chuyên viên điểm phục vụ chính công xã Thanh Trì.

Chị cho biết: “Khi vận hành theo mô hình mới, chúng tôi có thể tiếp nhận và thực hiện trực tiếp chỉ đạo từ lãnh đạo xã và thành phố, bỏ qua cấp trung gian nên quy trình thông suốt, phản hồi nhanh hơn. Đối với người dân, họ cũng được giải quyết thủ tục hành chính tại điểm gần nhất, không phải đi xa hay chờ đợi nhiều bước như trước”.

Đáng chú ý, người dân cũng có thể đăng ký nộp hồ sơ và nhận kết quả theo ba hình thức: trực tiếp, trực tuyến hoặc gửi qua bưu điện. Như vậy, không chỉ linh hoạt hơn mà còn tiết kiệm thời gian, công sức cho người dân

Về cơ sở vật chất, chị Thuận cho biết: “Trước đây mỗi xã có mức đầu tư khác nhau, trang thiết bị còn thiếu thốn. Giờ toàn bộ hệ thống được đầu tư đồng bộ theo mô hình thống nhất của thành phố. Cán bộ được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy scan… để xử lý hồ sơ. Người dân thì có thể đặt lịch hẹn, lấy số tự động, giảm thời gian chờ đợi. Việc tiếp cận dịch vụ hành chính công cũng văn minh, thuận tiện hơn”.

Vẫn còn khó khăn ban đầu trong xử lý hồ sơ theo quy trình mới

Bên cạnh những thuận lợi, quá trình chuyển đổi cũng đang đặt ra một số khó khăn bước đầu cho cấp cơ sở. Quá trình vận hành thử nghiệm hệ thống thủ tục hành chính điện tử từ ngày 20/6 vẫn ghi nhận một số vướng mắc kỹ thuật và bất cập trong quy trình.

Theo ghi nhận từ cán bộ hành chính, việc đăng nhập tài khoản công dân vào hệ thống thử nghiệm nhiều khi không thực hiện được, gây khó khăn cho người dân trong việc nộp hồ sơ trực tuyến.

“Đối với tài khoản của cán bộ tiếp nhận, khó khăn thứ nhất của chúng tôi là một số thành phần hồ sơ được cài mặc định như “giấy ủy quyền”, dù không phải thủ tục nào cũng cần đến loại giấy tờ này. Hệ thống bắt buộc phải tải đủ các giấy tờ mặc định thì mới gửi đi được, trong khi thực tế không phải trường hợp nào cũng áp dụng. Thứ hai, về các thủ tục hành chính chưa được update đầy đủ. Thứ ba, trong quy trình xử lý hồ sơ của mỗi tài khoản cán bộ thì phải thực hiện việc tiếp nhận sau đó mới xử lý tiếp được thì nó sẽ hơi lâu. Thứ năm là khi trả kết quả cho công dân xong rồi thì chúng tôi cũng không xem lại được kết quả và kiểm tra lại hồ sơ đấy” - chị Lưu Hòa Thuận cho biết.

Một bất cập khác được cán bộ cơ sở nêu ra liên quan đến thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là một thủ tục phổ biến, thường xuyên đối với người dân. Trước đây, công dân có thể mang giấy tờ đến và nhận kết quả ngay trong vòng 10 - 20 phút, hoặc chậm nhất là 1 tiếng. Tuy nhiên, theo quy trình vận hành mới, hồ sơ sau khi tiếp nhận phải được chuyển qua bộ phận chuyên môn xử lý, dẫn đến việc trả kết quả chậm hơn.

“Theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp mới, về thủ tục chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính thì khi công dân đến nộp hồ sơ. Các cán bộ tiếp nhận vào máy và phải có thời gian bàn giao cho bộ phận chuyên môn để thực hiện. Công dân có thể sáng nộp chiều mới được lấy hoặc thậm chí có thể là đến ngày hôm sau” - chị Thuận cho biết thêm.

Về vấn đề giải quyết thủ tục hành chính, ông Nguyễn Văn Lợi, Trưởng phòng Nội vụ huyện Thanh Trì cũng chia sẻ: “Khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, các thủ tục hành chính liên thông sẽ được cắt giảm về thời gian và quy trình giải quyết. Do đó, đề nghị thành phố rà soát, điều chỉnh và ban hành lại quy trình giải quyết cho từng thủ tục hành chính. Đồng thời, cần công khai các quy trình này và cập nhật lên hệ thống phần mềm giải quyết thủ tục hành chính. Việc này sẽ tạo thuận lợi cho tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại xã, phường”.

“Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, với tinh thần sẵn sàng của cả hệ thống chính trị và người dân, chúng tôi rất hy vọng bộ máy mới sẽ vận hành thông suốt. Tuy nhiên không tránh khỏi những khó khăn bỡ ngỡ bước đầu do hệ thống văn bản thay đổi nhiều và chưa hoàn thiện. Cùng với việc bắt nhịp của đội ngũ, nhất là đội ngũ cấp xã chưa kịp phối hợp với đội ngũ công chức huyện. Nhưng chúng tôi sẽ quyết tâm tháo gỡ, khắc phục không để xảy ra điểm nghẽn trong quá trình phục vụ người dân và doanh nghiệp để thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu mà Đại hội Đảng bộ các xã mới đề ra” - ông Lợi cho biết thêm.

Dù vẫn còn những điểm cần hoàn thiện về quy trình và sự phối hợp giữa các cấp, nhưng với sự chủ động, quyết liệt từ cấp huyện đến cơ sở. Cùng với tinh thần thích nghi nhanh chóng của đội ngũ cán bộ, mô hình mới đang được kỳ vọng sẽ tạo bước chuyển rõ rệt trong chất lượng phục vụ người dân, đặc biệt trong lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính công.