Những bất cập trong việc ủy quyền cổ đông truyền thống
Khoản 3, điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2020 nêu rõ, cổ đông (người đại diện của cổ đông là tổ chức) có thể uỷ quyền cho người khác dự họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
Về hình thức của việc uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, Luật doanh nghiệp quy định như sau: 1- Uỷ quyền dự họp ĐHĐCĐ phải lập thành văn bản; 2- Văn bản uỷ quyền được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự, nêu rõ tên người được uỷ quyền và số lượng cổ phần được uỷ quyền.
Có thể hiểu rằng, để người ủy quyền được tham dự đại hội cổ đông, việc quan trọng nhất là cổ đông và người ủy quyền phải cùng ký tên trên mẫu giấy ủy quyền do doanh nghiệp đã ban hành. Sau đó, giấy ủy quyền này được gửi lại bằng bản cứng cho BTC xác nhận. Từ đó, có nhiều vấn đề vận hành xảy ra trong quá trình ủy quyền và kiểm tra tính hợp lệ của giấy ủy quyền.
Cổ đông Minh Toàn (Hà Nội) cho biết, anh cần ủy quyền cho người khác thường vì lý do ở xa hoặc không có đủ điều kiện để tham dự đại hội trực tiếp. Tuy nhiên, anh cũng gặp nhiều khó khăn trong quá trình ủy quyền cho người khác. Việc điền thông tin, ký tên trên văn bản cứng và gửi bưu điện gây tốn chi phí và mất thời gian, chưa kể đến việc có thể chậm trễ gây mất quyền biểu quyết.
Đối với doanh nghiệp và ban tổ chức đại hội, việc kiểm tra và lưu giữ các giấy ủy quyền của cổ đông cũng gặp nhiều vấn đề. Thứ nhất, BTC không thể đảm bảo 100% tính hợp lệ của các phiếu ủy quyền vì có thể cổ đông điền sai, điền thiếu thông tin và doanh nghiệp không có dữ liệu chữ ký của cổ đông để đối chứng. Thứ hai, việc lưu trữ giấy tờ văn bản cứng cũng phát sinh thêm các chi phí về nhân lực, scan, photocopy và không gian cất giữ, đồng thời dễ bị thất lạc hoặc khó kiểm tra lại.
“Một số hệ thống vận hành đại hội mà trước đây tôi từng sử dụng cũng có tính năng cho cổ đông khai ủy quyền trực tuyến, tuy nhiên theo quy định pháp luật, cổ đông và người nhận ủy quyền vẫn cần gửi phiếu ủy quyền về BTC để đảm bảo tính pháp lý. Điều này đã tạo lên áp lực cho chúng tôi về mặt vận hành.” - Anh Hoàng Minh (TP. Hồ Chí Minh), chuyên viên quản lý cổ đông và nhà đầu tư của một quỹ chứng khoán chia sẻ.
Thắt chặt tính pháp lý của ủy quyền cổ đông trực tuyến bằng chữ ký điện tử
Theo quy định của Bộ luật Dân sự, văn bản uỷ quyền cá nhân không thuộc trường hợp phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia nhận định rằng để nâng cao tính pháp lý của việc ủy quyền tham dự đại hội cổ đông, các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký điện tử và ứng dụng cho văn bản ủy quyền online.
Cổ đông sử dụng nền tảng điện tử để ủy quyền, tham dự họp và biểu quyết (Nguồn: UVote)
Ông Ngô Quý Kiên, Trưởng phòng Tư vấn giải pháp UVote chia sẻ: “Trong quá trình làm việc với các khách hàng, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp đang ngày càng quan tâm đến việc siết chặt tính pháp lý và bảo mật của đại hội cổ đông. Đặc biệt, đối với việc ủy quyền trực tuyến, một số doanh nghiệp đang cân nhắc đến việc bổ sung trong điều lệ về yêu cầu chữ kí điện tử của cổ đông và người nhận ủy quyền trong quá trình khai báo.”
Việc sử dụng chữ ký điện tử của cổ đông trong ủy quyền tham dự ĐHĐCĐ để thay thế cho văn bản giấy là hoàn toàn phù hợp với Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Trong đó, chữ ký điện tử có thể bảo đảm an toàn cho tổ chức sử dụng trong hoạt động nội bộ của cơ quan hoặc trong hoạt động chuyên ngành (như tổ chức ĐHĐCĐ) thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, hình thức liên kết, hoạt động chung.
Theo ông Kiên, doanh nghiệp nên lưu ý đến việc sửa đổi điều lệ, quy định họp ĐHĐCĐ khi có ý định ứng dụng chữ ký điện tử cho việc ủy quyền của cổ đông. Ngoài ra, việc hợp tác với các đơn vị công nghệ có hệ sinh thái giải pháp đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp cũng rất quan trọng.
UVote là giải pháp biểu quyết điện tử và vận hành đại hội cổ đông, cung cấp tính năng chữ ký điện tử thay thế cho văn bản ủy quyền truyền thống của cổ đông, đồng thời thắt chặt tính an toàn và bảo mật của đại hội với việc định danh cổ đông hoặc đại diện nhận ủy quyền bằng CCCD gắn Chip.
Việc vận hành ĐHĐCĐ bằng các giải pháp công nghệ đang dần trở thành xu hướng của các doanh nghiệp với khả năng tiết kiệm tới 80% chi phí và nguồn lực, đồng thời đảm bảo kết quả biểu quyết minh bạch, bảo mật 100%.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!